Vos archives : un box de stockage pour gagner de la place

Utiliser de l’espace dans vos locaux professionnels pour les archives peut poser un vrai problème. Bien sûr, elles sont obligatoires. Mais elles sont si rarement consultées... Leur consacrer un espace important n’a donc que peu de sens.

Mieux vaut optimiser l’espace utile pour le bien-être de vos collaborateurs (en agrandissant les bureaux, en créant une salle de repos ou une cafétéria…) ! Les archives, elles, n’ont pas besoin d’être dans les locaux de l’entreprise : il suffit de les placer dans un endroit sûr et accessible : un box HOMEBOX.

Le réseau HOMEBOX vous permet de trouver un box de stockage à proximité de vos bureaux : à Genève (Le Lignon), mais aussi à Thonon-les-Bains et à Mulhouse, juste de l'autre côté de la frontière. Et si votre activité vous mène plus loin, ce sont plus de 150 centres HOMEBOX qui vous attendent en France.

De plus, votre box est accessible 7j/7, quand vous le voulez et sans rendez-vous. Vous avez besoin d'un dossier archivé ? Vous pouvez venir le chercher sans avoir à nous avertir en amont.

Vous êtes certain, enfin, de retrouver vos dossiers en bon état : les centres HOMEBOX sont sécurisés, propres et sûrs.

Vous pouvez louer le box qui vous convient, de 1 à 36m². Et ensuite, à vous d’installer vos archives comme vous les souhaitez. Disposez des étagères ou des casiers. Placez vos dossiers dans des cartons (votre centre HOMEBOX pourra vous proposer des cartons, des étagères, et du matériel de stockage selon vos besoins) ou dans des caisses. À vous de les ordonner selon vos habitudes pour les retrouver dès que vous en avez besoin. Gagnez en efficacité !

Et quand vos archives ont envahi tout l’espace ? Changez pour un box plus grand, ou louez-en un supplémentaire. C’est sans bail, sans frais de transfert et sans engagement. Pratique !

Combien de temps conserver vos documents ?

Voici quelques exemples :

- Un contrat conclu dans le cadre d’une relation commerciale, une correspondance commerciale : 10 ans

- Les documents relatifs à la garantie pour les biens ou services fournis au consommateur : 2 ans (5 ans pour les ouvrages immobiliers et les matériaux de construction)

- Un contrat d’acquisition ou de cession d’un bien immobilier : sans limite de durée ; les pièces qui s’y rapportent (factures de fournisseurs, décomptes TVA, coûts de construction, plans) : 20 ans

- Un document bancaire (relevé, avis de débit...) : 10 ans

- Une police d’assurance : durant le contrat, puis 5 ans après le sinistre

- La comptabilité : 10 ans à partir de la clôture de l’exercice

- Tous les documents relevant de la fiscalité et les décomptes TVA : 10 ans

- La gestion du personnel (fiches de salaire, enregistrement de la durée du travail, contrats de travail, charges sociales et décomptes AVS) : 5 ans

- Les loyers, les honoraires d’artisans, d’avocats ou de médecins : 5 ans

- Les statuts d’une société ou d’une association, l’extrait du registre du commerce et les procès-verbaux d’assemblée : sans limite de durée

- Le compte annuel (bilan, compte de résultat, annexe...), le rapport de gestion et le rapport de révision : 10 ans à partir de la clôture de l’exercice

Pour en savoir plus : https://www.frc.ch/combien-de-temps-conserver-ses-documents

HOMEBOX offre aux professionnels et entreprises toutes les garanties et tous les services dont ils ont besoin : Une totale sécurité, garantie par des dispositifs anti-feu, anti-intrusion, un système de vidéo-surveillance 24/7…

Optimisez l’espace de vos locaux et gagnez en confort : les box HOMEBOX sont la solution souple et pratique qu’il vous faut !